Quel type de bureau – entre télétravail et coronavirus ?

Alors que les pays émergent du sommeil économique qui a résulté du coronavirus, les employeurs et les employés doivent commencer, de la même manière, à composer avec une nouvelle réalité de télétravail qui est appelée probablement à s’ancrer encore davantage.

Quand la pandémie a fait rage et que les confinements, ainsi que les règles de distanciation sociale obligatoires, ont été institués pour lutter contre la propagation de la maladie, les entreprises ont maintenu leurs activités sur internet et les salariés ont, dans la mesure du possible, abandonné les locaux des entreprises pour se lancer dans le travail à distance.

Et aujourd’hui, alors que le spectre de l’épidémie s’éloigne et que la campagne de vaccination passe à la vitesse supérieure dans le monde entier, ce sont les entreprises de tout le globe, sans exception, qui se posent la question : Leurs employés vont-ils revenir dans les bureaux ?

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Certains, comme David Solomon, directeur-général de Goldman Sachs, ont qualifié « d’aberration » le télétravail et désirent que les salariés reviennent dans leurs locaux « dans les meilleurs délais ». D’autres, comme la compagnie musicale Spotify, ont fait savoir qu’ils laisseraient les salariés travailler d’où ils veulent après la pandémie. Twitter et Square laisseront pour leur part leurs employés travailler depuis chez eux « pour toujours » et Microsoft a décidé d’offrir plus de flexibilité à l’ensemble de son personnel, lui laissant la décision de revenir ou non dans les locaux du géant technologique.

C’est, selon les experts, un modèle hybride qui risque d’émerger dans lequel les employés travailleront partiellement depuis chez eux, et partiellement dans les bureaux.

Vidéo ci-dessus : Le bureau du futur tel qu’il est imaginé par l’entreprise Auerbach Halevy Architects pour Check Point (Crédit : YouTube)

La question du télétravail soulève des interrogations sur le front intérieur : Les employés travaillent-ils aussi efficacement lorsqu’ils sont chez eux ? Comment instiller l’esprit d’équipe chez des salariés qu’on ne voit jamais ?

Elle soulève aussi des questions pourtant cruciales du côté du bureau : A quoi ressemblera un lieu de travail post-COVID s’il n’y a pas besoin d’autant de postes de travail sur place ?

« Un grand nombre d’universitaires du monde entier étudient actuellement l’impact de la COVID-19 sur l’environnement de la création spatiale, et la manière dont les espaces de bureaux seront conçus et arrangés », commente le professeur Eran Neuman, professeur d’architecture et doyen de la faculté des Arts à l’université de Tel Aviv au cours d’un rendez-vous téléphonique.

Pour tenter de répondre à ces questions, la firme israélienne de cybersécurité Check Point Software Technologies Ltd. a lancé un concours, au mois de novembre, pour les architectes, les designers, les étudiants et tous ceux qui auraient des idées visant à l’aider à créer le bureau d’un avenir post-COVID – dans la mesure où il paraît improbable que le phénomène du télétravail soit appelé à disparaître.

Le bureau de l’avenir tel qu’il est imaginé par les architectes d’Officity : Un système décentralisé incluant des capsules diverses (Autorisation)

Le siège mondial de la firme, qui se trouve à Tel Aviv, est un bâtiment de
30 000 mètres-carrés qui, avant la pandémie, servait 2 400 employés ainsi que des milliers de visiteurs venus de l’Etat juif et de l’étranger. Après l’apparition du coronavirus, l’entreprise a changé de modèle de fonctionnement et elle présume qu’à l’avenir, le modèle de travail sera hybride, avec certains employés qui travailleront depuis chez eux et d’autres depuis les bureaux. La firme emploie 5 500 personnes dans le monde entier.

Check Point publie aujourd’hui les 80 soumissions qui ont été faites lors du concours et notamment les trois dossiers gagnants. C’est un jury réunissant salariés et une équipe de juges professionnels – notamment Neuman, de l’université de Tel Aviv – qui a départagé les dossiers. Les concepts ont été étudiés et des notes ont été données en prenant en compte différents paramètres comme l’originalité, l’innovation, l’utilisation de l’espace existant, la planification et l’exécution rapide, ainsi que l’utilisation des matériaux actuellement disponibles.

Gil Messing sur une photo non datée. (Crédit : Sigal Naftali Kessel/Armée israélienne)

Il y a eu des tendances claires dans les dossiers soumis, révèle Gil Messing, chef de la communication interne globale au sein de la firme de cybersécurité. La principale raison de venir au bureau, dit-il, est de maintenir des interactions sociales, de réfléchir et d’utiliser les espaces communautaires ouverts. Ainsi, tous les dossiers ont largement proposé des espaces ouverts d’où travailler.

Autre problème souligné par les soumissions, la nécessité de personnaliser des postes de travail flexibles. Lorsque les salariés n’ont pas un bureau bien à eux et qu’ils doivent réserver un poste au préalable qu’ils utiliseront pour une journée déterminée, comment s’assurer qu’ils se sentiront chez eux dans leur espace ? Messing déclare que, parmi les suggestions, il y a eu la possibilité d’équiper les bureaux d’écrans intelligents qui pourraient télécharger et afficher les photos des proches diffusées sur les réseaux sociaux lorsque les employés viennent travailler en entreprise.

Selon les autres dossiers présentés pour le concours, le bureau du futur sera partout où l’employé sera amené à se trouver, continue Messing. Les postes de travail pourront être éparpillés dans les villes, sous la forme de magasins pop-up, par exemple.

Les matériaux choisis pour le bureau de l’avenir doivent être modulaires, flexibles et multifonctionnels, avec des murs qui pourront être facilement enlevés et avec peut-être des capsules de travail rondes plutôt que rectangulaires ou carrées.

Le bureau du futur, imaginé par Lihi Yalin & Lena Krasnovsky pour Check Point. (Autorisation)

« Nous avons maintenant établi une équipe de travail pour déterminer comment traduire ces principes dans notre bâtiment avec un projet de design qui saura adapter l’espace à ce modèle de travail hybride », dit Messing. « C’est la première fois que nous et les employeurs du monde entier devons faire face à un modèle de travail hybride. L’idée est de montrer et de partager ces concepts avec tous ceux qui seront intéressés, de trouver des solutions qui fonctionnent et qui soient efficaces, pour nous et pour les autres ».

« Ce qui a été fascinant dans ce concours, c’est que cela a été l’un des quelques exemples où une entreprise commerciale a mené ce type d’enquête, a collaboré avec des architectes et des universitaires pour comprendre comment la COVID-19 a changé les paramètres en ce qui concerne la création de bureaux », poursuit Neuman.  » Check Point apporte sa connaissance sur ce qui est nécessaire et sur la manière dont les choses peuvent changer ».

Le bureau du futur, tel qu’il est imaginé par Rubi&Gal Design Studio pour Check Point, avec des écrans intelligents personnalisables dans les cubes de travail. (Autorisation)

Toutes les soumissions, explique-t-il, concernent un modèle de travail hybride – ce mélange entre télétravail et travail dans les locaux de l’entreprise.

« Il est clair aux yeux de presque tout le monde que le lieu de travail est une notion qui a changé, et que les employés ne se rendront plus quotidiennement au bureau », continue-t-il.

« On ne peut pas ignorer les grands changements amenés par la COVID-19. Il semble que nous ne reviendrons plus jamais à la vie telle qu’elle était auparavant », estime-t-il.

Aucun des dossiers n’a imaginé toutefois une vie en télétravail exclusivement. « Aucun n’a suggéré d’exclure en totalité le bureau », note Neuman.

La majorité des propositions soumises sont « réalistes et réalisables », commente Neuman, même si certains créateurs étaient jeunes et peu expérimentés. « Je suis de l’ancienne génération », s’exclame Neuman. « Mais nous devons écouter les plus jeunes, c’est eux qui savent, ce sont eux qui consomment les technologies ».

Si l’intérieur des bureaux va changer, cela ne sera pas le cas des bâtiments pour le moment, prédit Neuman. « Il n’y aura pas un bureau pour chaque employé. Les entreprises qui procèdent actuellement à des changements ont un gros avantage sur les autres. Tout le monde doit monter à bord du train ».

Le bureau du futur, tel qu’il est imaginé par Auerbach Halevy Architects pour Check Point: Des îlots intelligents et flexibles capables de s’adapter et de se transformer les différentes manières de travailler. (Autorisation)

La proposition gagnante qui a été soumise par Auerbach Halevy Architects et qui a obtenu un prix de 15 000 dollars de la part de Check Point suggère la construction d’un espace multifonctionnel hybride utilisant des « îlots » intelligents et flexibles capables de « s’adapter et de se transformer », selon les différentes manières de travailler, selon l’évolution des équipes et les journées de la semaine. L’espace proposé est composé d’une grande variété de sous-espaces et de plateformes de travail – depuis des espaces privés et discrets à des espaces publics – le tout doté d’une flexibilité maximale.

Le cabinet Officity est arrivé deuxième, gagnant un prix de 5 000 dollars, pour sa proposition de trois sortes d’espaces de bureau séparés à des échelles variées et dans un « système décentralisé ». Le premier est un large bureau-salle de vie où les employés peuvent partager leurs idées et travailler de manière collaborative au siège de la firme ; les bureaux inutilisés pouvant être loués à des parties tierces. L’entreprise lance aussi l’idée d’installer des espaces flexibles de travail dans des bâtiments de centre-ville, transformés en petites capsules de bureau. Le troisième espace de travail consiste en bureaux temporaires et flexibles placés à l’intérieur de capsules mobiles distribuées dans toute la ville – qui peuvent par ailleurs être installés dans « des endroits divers et enthousiasmants, comme la plage », les parcs ou les grands boulevards, note la proposition.

C’est le Rubi&Gal Design Studio qui se hisse à la troisième place et remporte un prix de 2 500 dollars pour ses capsules de travail collaboratif polyvalentes, équipées d’écrans intelligents avec des photos personnalisées et d’un bureau de travail qui propose tous les équipements nécessaires.